Giới thiệu

Bài viết này mô tả chi tiết quy trình đấu thầu một hợp đồng xây dựng thương mại điển hình .

Để có mô tả rộng hơn về phạm vi quy trình đấu thầu có thể được áp dụng cho các loại dự án khác nhau , hãy xem Quy trình đấu thầu .

Để biết thêm thông tin về các lộ trình mua sắm theo hợp đồng khác nhau , hãy xem Lộ trình mua sắm .

Đấu thầu là gì ?

Đấu thầu là một bản đệ trình do nhà cung cấp tiềm năng thực hiện để đáp lại thư mời thầu ( ITT ) do khách hàng đưa ra . Nó đưa ra lời đề nghị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ . Lời mời thầu có thể được ban hành cho nhiều loại hợp đồng , bao gồm; cung cấp thiết bị , hợp đồng xây dựng chính (có thể bao gồm cả thiết kế của nhà thầu ), phá dỡ , hỗ trợ các công trình , v.v.

Thông báo mời thầu được phát hành khi nào ?

Lời mời thầu có thể được đưa ra sau khi hoàn thành bảng câu hỏi sơ tuyển ( PQQ ) để phản hồi lại quảng cáo do khách hàng đăng và có thể là một cuộc phỏng vấn trước khi đấu thầu . Mục đích của bảng câu hỏi sơ tuyển và phỏng vấn trước đấu thầu là giúp khách hàng đưa ra danh sách rút gọn các nhà cung cấp có khả năng phù hợp nhất cho dự án cụ thể của họ , những nhà cung cấp sau đó sẽ được mời tham gia đấu thầu . Điều này giúp giảm bớt sự thiếu hiệu quả và lãng phí công sức trongquá trình đấu thầu .

Lời mời tham dự bao gồm những gì?

Thư mời thầu có thể bao gồm:

• Thư mời thầu .
• Hình thức đấu thầu .
• Sơ bộ (bao gồm thông tin trước khi xây dựng và có thể cả kế hoạch quản lý chất thải tại công trường ).
• Mẫu hợp đồng , điều kiện hợp đồng và các sửa đổi.
• Yêu cầu thông tin của chủ đầu tư nếu BIM đang được sử dụng.
• Hồ sơ dự thầu (hoặc phân tích tổng hợp hợp đồng thiết kế và xây dựng dự án ).
• Lịch vẽ .
• Bản vẽ thiết kế và có thể cả mô hình thông tin tòa nhà hiện có ,
• Thông số kỹ thuật .

Tốt nhất, hồ sơ mời thầu nên được chia thành nhiều gói (ngay cả khi chỉ có một hợp đồng chính ), mỗi gói có bản vẽ thiết kế và thông số kỹ thuật riêng phù hợp để nhà thầu chính cấp cho các nhà thầu phụ tiềm năng . Điều này làm cho nhà thầu dễ dàng định giá hồ sơ dự thầu hơn và dễ dàng so sánh với các nhà thầu khác hơn đối với khách hàng . Điều quan trọng khi thực hiện việc này là đảm bảo rằng các giao diện giữa các gói được xác định đúng và phân bổ rõ ràng cho gói này hay gói khác. Việc có quá nhiều gói sẽ làm tăng số lượng giao diện cũng như các vấn đề tiềm ẩn. Kế hoạch chi phí ( dự toán trước khi đấu thầu ) cũng cần được tập hợp lại theo từng gói để cho phép dễ dàng đánh giá các hồ sơ dự thầu đã nhận.

Làm rõ hồ sơ mời thầu

Các cuộc phỏng vấn giữa thầu có thể được sắp xếp để làm rõ các vấn đề có thể dẫn đến việc nộp hồ sơ dự thầu không chính xác ; họ cũng có thể cung cấp cho khách hàng những hiểu biết sâu sắc về các vấn đề hoặc cơ hội tiềm ẩn trong dự án như được mô tả trong tài liệu đấu thầu .

Việc trả lời các thắc mắc được nêu ra trong quá trình đấu thầu có thể dẫn đến việc làm rõ hoặc sửa đổi hồ sơ mời thầu , điều này cũng có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian đấu thầu . Tốt hơn là nên dành đủ thời gian trong quá trình đấu thầu để điều tra các cơ hội và làm rõ các vấn đề, vì khi đó hồ sơ dự thầu sẽ được chuẩn bị tốt hơn và có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc sau này.

Điều quan trọng là bất kỳ sự làm rõ, thông tin bổ sung hoặc thay đổi nào đối với hồ sơ mời thầu đều phải được chuyển đến tất cả các nhà thầu để đảm bảo một sân chơi bình đẳng . Tuy nhiên, điều này không được tiết lộ phương pháp luận, đề xuất thương mại hoặc lợi thế lập trình được đề xuất của một nhà cung cấp cụ thể mà có thể đã được tiết lộ cho các chuyên gia tư vấn khách hàng trong các cuộc phỏng vấn. Những thông tin như vậy phải được coi là bí mật.

Đấu thầu nên bao gồm những gì?

Để đáp lại lời mời đấu thầu , các nhà thầu được mời sẽ nộp hồ sơ dự thầu , trong đó sẽ bao gồm giá cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cùng với các đề xuất về cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng – nếu những yêu cầu này được yêu cầu.

Nội dung chính xác của hồ sơ dự thầu sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào lộ trình mua sắm , tuy nhiên chúng có thể bao gồm:

• Phiếu trả lại hồ sơ dự thầu , với các chi tiết của hợp đồng , bao gồm các thông tin như địa chỉ trả lại và danh sách kiểm tra hồ sơ dự thầu .
• Hồ sơ dự thầu đã hoàn thiện (hoặc bản phân tích tổng hợp hợp đồng thiết kế và xây dựng dự án ).
• Biểu giá .
• Một kế hoạch giai đoạn xây dựng ban đầu .
• Bất kỳ đề xuất thiết kế hoặc báo cáo phương pháp nào đã được yêu cầu.
• Chương trình .
• Các thủ tục cần được thông qua , chẳng hạn như thủ tục mua sắm và thủ tục quản lý chi phí .
• Chứng minh năng lực , ví dụ như khả năng thiết kế , hệ thống được sử dụng, v.v.
• Kế hoạch thực hiện BIM – nếu mô hình hóa thông tin tòa nhà đang được sử dụng.
• Nhân sự chủ chốt của dự án , có thể yêu cầu nộp CV.
• Tổ chức quản lý .
• Nguồn lực và sự sẵn có của nhà máy và lao động .
• Kinh nghiệm trước đó .
• Người giới thiệu.

Xem thêm: Những sai lầm thường gặp trong đấu thầu xây dựng .

Giá thầu biến thể là gì ?

Các đề xuất thay thế hoặc không tuân thủ , đôi khi được gọi là ‘ các giá thầu khác nhau ‘ có thể được nộp nếu nhà thầu tin rằng những gì họ đề xuất mang lại giá trị tốt hơn về số tiền bỏ ra . Tuy nhiên, những đề xuất không tuân thủ chỉ nên được gửi nếu chúng đã được yêu cầu và phải kèm theo một đề xuất tuân thủ .

Đấu thầu đủ điều kiện là gì ?

Hồ sơ dự thầu đủ điều kiện là hồ sơ dự thầu ‘…bao gồm các bảo lưu hoặc tuyên bố được đưa ra để hạn chế trách nhiệm pháp lý nếu nhà thầu đó được trao hợp đồng ‘ (tham khảo Thủ tục Xây dựng Dân dụng , Phiên bản thứ 7).

Giải quyết và đàm phán đấu thầu

Sau khi khách hàng đã xác định được nhà thầu ưu tiên (điều này có thể bao gồm các cuộc phỏng vấn thêm), họ có thể tổ chức một cuộc họp giải quyết đấu thầu trong thời gian đó các cuộc đàm phán sẽ được tiến hành. Điều này có thể dẫn đến việc điều chỉnh thêm hồ sơ mời thầu và nộp hồ sơ dự thầu sửa đổi .

Ký kết và thực hiện hợp đồng

Thực hiện hợp đồng là quá trình chuẩn bị mẫu hợp đồng đã được thống nhất cuối cùng cũng như các lịch trình và phụ lục để có thể thực hiện được.

Thực hiện hợp đồng là quá trình ký kết hợp đồng đã thỏa thuận , sau đó các điều khoản của hợp đồng sẽ trở thành ràng buộc đối với các bên tham gia hợp đồng .

Quy trình đấu thầu các dự án công là gì ?

Đối với các dự án được tài trợ công, quy trình mua sắm được Chiến lược Xây dựng Chính phủ ưu tiên đều dựa trên việc mời thầu từ một nhóm cung ứng tổng hợp (bao gồm các nhà thiết kế , nhà cung cấp và nhà thầu ) để thiết kế , xây dựng , đôi khi vận hành và tài trợ cho quá trình phát triển . Đối với các dự án sáng kiến ​​tài chính tư nhân ( PFI ) , quy trình đảm bảo các đề nghị từ các nhóm cung ứng tích hợp được gọi là ‘ chào giá ‘ thay vì ‘ đấu thầu ‘.

Để biết thêm thông tin xem:

• Sáng kiến ​​tài chính tư nhân
• Dự án công: Đấu thầu PFI
• Dự án công cộng: đấu thầu .

Các dự án công hoặc dự án được trợ cấp công có thể phải tuân theo các quy tắc yêu cầu hợp đồng phải được quảng cáo trước khi mời thầu ( quy định của OJEU khi Vương quốc Anh là một phần của EU ). Điều này đặc biệt quan trọng vì thời gian quảng cáo hợp đồng có thể lên tới 52 ngày và thủ tục lựa chọn nhà cung cấp có thể được quy định.

Đấu thầu hai giai đoạn là gì ?

Đấu thầu hai giai đoạn được sử dụng để cho phép chỉ định sớm nhà cung cấp , trước khi hoàn thành tất cả thông tin cần thiết để họ có thể đưa ra mức giá cố định .

Trong giai đoạn đầu tiên, một cuộc hẹn có giới hạn được thỏa thuận cho phép nhà cung cấp bắt đầu làm việc và trong giai đoạn thứ hai, một mức giá cố định sẽ được thương lượng cho hợp đồng .

Quá trình này có thể được sử dụng để chỉ định nhà thầu chính sớm hoặc phổ biến hơn là cơ chế chỉ định sớm nhà cung cấp chuyên môn như nhà thầu ốp lát . Quy trình đấu thầu hai giai đoạn cũng có thể được áp dụng cho dự án thiết kế và xây dựng khi các yêu cầu của chủ đầu tư chưa được xây dựng đầy đủ để nhà thầu có thể tính toán mức giá thực tế . Trong trường hợp này, nhà thầu sẽ đấu thầu một khoản phí để thiết kế tòa nhà cùng với bảng giá có thể được sử dụng để lập giá xây dựng cho đấu thầu giai đoạn hai .

Quản lý xây dựng là gì ?

Với tư cách là người quản lý xây dựng thực hiện vai trò tư vấn và quản lý (không giống như nhà thầu truyền thống ), việc bổ nhiệm của họ có thể có những điều kiện tương tự như nhóm tư vấn và việc hợp tác làm việc với nhóm tư vấn sẽ rất quan trọng đối với sự thành công của dự án .

Hợp đồng quản lý là gì ?

Thỏa thuận giữa khách hàng và nhà thầu quản lý có thể bao gồm cả hoạt động tiền xây dựng và hoạt động xây dựng , kèm theo thông báo tiến hành giữa hai bên mà trước đó hợp đồng xây dựng không được phép thực hiện. Các điều khoản của việc chỉ định phải nêu rõ những gì nhà thầu quản lý sẽ cung cấp (chẳng hạn như cung cấp cơ sở vật chất tại công trường ) và liệu các hoạt động đó có phải là dịch vụ tiền xây dựng hay dịch vụ xây dựng hay không .